Copias de seguridad para freelance y quienes trabajan solos: la regla 3-2-1 sin NAS ni informático

Las guías sobre copias de seguridad hablan de servidores, NAS y armarios en una sala técnica. Si trabajas por tu cuenta, tienes un portátil, un teléfono y algunos servicios en línea, y normalmente descubres que no tienes una copia el día que la necesitas.

La buena noticia es que la regla que usan las empresas también funciona a pequeña escala, y no cuesta mucho.

Qué hay que copiar de verdad

Antes de decidir dónde, conviene saber qué. Para un negocio de una sola persona, esto es lo que no puedes recrear:

• facturas, recibos y documentos contables, que debes conservar durante años;
• tus archivos de trabajo: proyectos de clientes, diseños, textos, listas de precios;
• las fotos de productos y los archivos originales de diseño, que tardas días en rehacer;
• los contactos de clientes y el historial de trabajos;
• la lista de tus cuentas y sus códigos de recuperación.

Si trabajas en Italia, las facturas electrónicas tienen una ayuda extra: la Agenzia delle Entrate (la agencia tributaria italiana) ofrece un servicio gratuito de conservación de facturas electrónicas, que activas desde el área «Fatture e Corrispettivi». Tómalo como una copia más, no como la única.

La regla 3-2-1, a pequeña escala

La regla dice: tres copias de tus datos, en dos tipos de soporte distintos, una de ellas fuera de casa. Para una persona queda así:

• la primera copia es la que usas para trabajar, en tu equipo;
• la segunda es un disco externo en casa, que se actualiza solo;
• la tercera está en línea, en un servicio distinto del que usas para trabajar.

En un Mac, la copia en el disco la hace Time Machine; en Windows, Historial de archivos. Los configuras una vez y funcionan solos cada vez que conectas el disco. El disco externo es un gasto único; el servicio en línea, unos pocos euros al mes.

Sincronizar no es hacer una copia de seguridad

Es el error más común. Un servicio que sincroniza una carpeta entre tu equipo y la nube también copia tus errores: si borras un archivo por accidente, o un ransomware cifra tus documentos, el cambio llega a todas las copias en segundos.

Una copia de seguridad de verdad conserva las versiones anteriores. Si usas un servicio de sincronización como tercera copia, comprueba que tenga historial de versiones y cuántos días lo guarda. Sin eso, tienes dos copias del mismo problema.

Prueba a restaurar

Si nunca has probado a restaurar una copia, no sabes si funciona. Cada tres meses, abre un archivo al azar del disco externo y otro del servicio en línea, y comprueba que se abre y está al día. Te lleva cinco minutos.

Nosotros lo hacemos cada mes con la base de datos de Hustlo: una copia se restaura en una base de datos aparte y se compara con la original, de forma automática. Para un portátil basta con la versión manual, pero la regla es la misma.

Tus cuentas importan tanto como tus archivos

Muchos de tus datos ya no viven en tu equipo, sino en cuentas: tu tienda en línea, tu correo, tu banco, los programas a los que estás suscrito. Perder el acceso a una de ellas es como perder un disco.

La primera cuenta que debes proteger es el correo, porque desde ahí recuperas las contraseñas de todo lo demás. Activa primero ahí la verificación en dos pasos y luego en cada cuenta de trabajo. Usa un gestor de contraseñas en lugar de repetir la misma, e imprime tus códigos de recuperación: una hoja de papel en un cajón es la única copia que ningún virus puede alcanzar.

Los datos de tus clientes

Los nombres, direcciones y teléfonos de tus clientes no son solo tuyos: eres responsable de ellos. Guárdalos donde hacen falta, protegidos con contraseña, y no en cinco copias repartidas entre el teléfono, memorias USB y adjuntos de correo. Una copia de seguridad ordenada también ayuda en esto: sabes dónde está cada cosa.

Si hoy tienes una sola copia de todo, empieza por el disco externo. Conéctalo esta noche y deja que haga la primera copia mientras duermes.