Backup per chi lavora da solo: la regola 3-2-1 senza NAS e senza tecnico

Le guide sul backup parlano di server, NAS e armadi in sala macchine. Chi lavora da solo ha un portatile, un telefono e qualche servizio online, e di solito si accorge di non avere una copia nel giorno in cui gli serve.

La buona notizia è che la regola che usano le aziende funziona anche in piccolo, e costa poco.

Cosa salvare davvero

Prima di decidere dove, conviene sapere cosa. Per chi lavora in proprio le cose che non si possono rifare sono queste:

• fatture, ricevute e documenti dei conti, che vanno conservati per dieci anni;
• i file di lavoro: progetti per i clienti, design, testi, listini;
• le foto dei prodotti e i file sorgente dei design, che costano giorni a rifarli;
• i contatti dei clienti e lo storico dei lavori;
• l'elenco degli account e dei codici di recupero.

Per le fatture elettroniche c'è un aiuto in più: l'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione, che si attiva dall'area «Fatture e Corrispettivi». È una copia in più, non l'unica.

La regola 3-2-1, in piccolo

La regola dice: tre copie dei dati, su due supporti diversi, una delle quali fuori casa. Per una persona sola diventa così:

• la prima copia è quella su cui lavori, sul computer;
• la seconda è un disco esterno a casa, aggiornato in automatico;
• la terza è online, su un servizio diverso da quello che usi per lavorare.

Sul Mac la copia sul disco la fa Time Machine, su Windows la Cronologia file: si collegano una volta e lavorano da sole a ogni collegamento. Il disco esterno costa una volta sola, il servizio online qualche euro al mese.

La sincronizzazione non è un backup

È l'errore più comune. Un servizio che sincronizza una cartella tra computer e cloud copia anche gli errori: se cancelli un file per sbaglio, o se un virus cifra i tuoi documenti, la modifica arriva ovunque in pochi secondi.

Un backup vero tiene le copie vecchie. Se usi un servizio di sincronizzazione come terza copia, controlla che abbia la cronologia delle versioni e per quanti giorni la conserva. Senza, hai due copie dello stesso problema.

Provare a ripristinare

Una copia che non hai mai provato a rimettere non sai se funziona. Ogni tre mesi apri un file a caso dal disco esterno e uno dal servizio online, e controlla che si apra e che sia aggiornato. Sono cinque minuti.

Noi lo facciamo ogni mese sul database di Hustlo: una copia viene rimessa in un database separato e confrontata con l'originale, in automatico. Per un portatile basta la versione manuale, ma la regola è la stessa.

Gli account valgono quanto i file

Molti dati oggi non stanno sul computer ma negli account: il negozio online, la casella e-mail, il conto, i programmi in abbonamento. Perdere l'accesso a uno di questi è come perdere un disco.

L'account da proteggere per primo è la casella e-mail, perché da lì si recuperano le password di tutti gli altri. Su quella, e poi su tutti gli account di lavoro, attiva la verifica in due passaggi. Usa un gestore di password invece di ripetere la stessa, e stampa i codici di recupero: un foglio in un cassetto è l'unica copia che nessun virus può toccare.

I dati dei clienti

Nomi, indirizzi e telefoni dei clienti non sono solo tuoi: ne sei responsabile. Tienili nei posti dove servono, protetti da password, e non in cinque copie sparse tra telefono, chiavette e allegati delle e-mail. Un backup ordinato serve anche a questo: sapere dove sono.

Se oggi hai una sola copia di tutto, il primo passo è il disco esterno. Collegalo stasera e lascia che faccia la prima copia mentre dormi.