Abbonamenti di lavoro: quanto spendi davvero in app e programmi, e cosa tagliare

Nessun abbonamento, preso da solo, sembra un problema. Nove euro qui, dodici là, il dominio una volta l'anno. Poi un giorno si sommano le ricevute e la cifra è un'altra: per chi lavora da solo, cinque o sei strumenti possono arrivare a 60-80 € al mese, cioè quasi mille euro l'anno.

Non serve tagliare tutto. Serve sapere cosa paghi, quando si rinnova e se lo usi ancora.

L'inventario in un'ora

La lista completa non sta in un posto solo. Va ricostruita da quattro fonti:

• l'estratto conto della carta degli ultimi dodici mesi, perché gli abbonamenti annuali compaiono una volta sola e si dimenticano;
• la casella e-mail, cercando «ricevuta», «rinnovo», «receipt» e «invoice»;
• gli abbonamenti dello smartphone, nelle impostazioni di App Store o Google Play;
• i pagamenti automatici di PayPal, che non passano dalla carta e sfuggono all'estratto conto.

Per ogni voce scrivi cinque cose: il nome, quanto costa al mese (l'annuale diviso dodici), la data del prossimo rinnovo, a cosa serve e l'ultima volta che l'hai usato davvero. L'ultima colonna è quella che fa risparmiare.

Il costo vero è quello dell'anno

Un esempio, con cifre inventate ma tipiche:

Sono 69 € al mese, 828 € l'anno. Se un ordine ti lascia 14 €, servono 59 ordini all'anno solo per pagare gli strumenti. Messa così, la domanda cambia: non «quanto costa questa app», ma «quanti ordini mi costa».

Mensile o annuale

Quasi tutti i programmi fanno uno sconto sull'annuale. Shopify, per esempio, fa pagare il piano Basic 27 € al mese con il mensile e 19 € con l'annuale: sono 96 € di differenza in un anno.

La regola che usiamo è semplice. Si passa all'annuale solo per gli strumenti che usi da almeno sei mesi e che sei sicuro di tenere. Per tutto quello che stai provando, mensile: lo sconto non vale un anno pagato per un programma che lasci dopo tre mesi.

Le sovrapposizioni

È il punto dove si risparmia di più. Due app per le note, un archivio online pagato e un altro gratuito pieno a metà, un programma di grafica usato solo per ridimensionare le foto. Quando trovi due strumenti che fanno lo stesso lavoro, tieni quello che usi di più e porta lì il resto.

Poi guarda i piani gratuiti. Molti strumenti che paghi da anni hanno nel frattempo allargato la versione gratis, e per l'uso che ne fai potrebbe bastare.

L'IVA che non si vede

Molti di questi programmi fatturano dall'estero. Chi non ha partita IVA paga l'IVA dentro il prezzo. Chi ha il forfettario e ha dato la partita IVA al fornitore spesso riceve la fattura senza IVA, ma deve integrarla e versarla con l'F24, senza poterla recuperare: il costo vero è più alto del 22% rispetto al numero scritto sul listino. Se non sai come funziona per i tuoi fornitori, è una domanda da fare al commercialista.

Una data in calendario

L'inventario serve poco se resta in un file. Metti in calendario due cose:

• un promemoria una settimana prima di ogni rinnovo annuale, per decidere prima che parta l'addebito;
• un controllo ogni tre mesi della lista intera, con la colonna «ultimo uso» aggiornata.

In Hustlo c'è un'area apposta, Abbonamenti: ogni strumento con il suo costo, la data di rinnovo e un avviso prima che si rinnovi. Ma anche un foglio fatto bene, aperto ogni tre mesi, fa il suo lavoro.

Il primo passo è oggi: apri l'estratto conto degli ultimi dodici mesi e sottolinea ogni addebito che si ripete.