Cartelle e nomi dei file: un sistema semplice per ritrovare tutto in dieci secondi
Desktop pieno, «logo-definitivo-2-ok.png», fatture sparse tra download e allegati: come organizzare i file di lavoro con tre livelli di cartelle, nomi con la data davanti e una regola per le versioni. Si imposta in un'ora.
Il cliente chiede «mi rimandi il logo che avevamo scelto a settembre?». Apri la cartella Download e trovi logo.png, logo-nuovo.png, logo-definitivo.png e logo-definitivo-2-ok.png. Nessuno dei quattro ha la data, e due si assomigliano.
Il problema non è il disordine in sé. È che ogni volta che cerchi un file ricostruisci da capo una storia che conoscevi solo tu, e solo quel giorno. Con un sistema fisso il file si trova in dieci secondi, anche tra un anno.
Tre livelli di cartelle, non di più
Più livelli ci sono, più è facile mettere un file nel posto sbagliato. Ne bastano tre:
- l'attività o il progetto (Bottega Lumi, Sito di Marco, Corso di ceramica);
- il tipo di materiale, sempre con gli stessi nomi in ogni progetto;
- l'anno, solo dove i file si accumulano (fatture, foto).
Per il secondo livello usa una lista fissa e copiala in ogni progetto nuovo, anche vuota:
| Cartella | Cosa ci va |
|---|---|
| 01 Amministrazione | contratti, preventivi accettati, fatture ricevute ed emesse |
| 02 Materiali | brief, testi e file ricevuti dal cliente |
| 03 Lavoro | i file aperti su cui stai lavorando |
| 04 Consegnati | solo le versioni mandate, una per consegna |
| 05 Archivio | tutto quello che non serve più ma non vuoi buttare |
I numeri davanti tengono l'ordine uguale dappertutto. Dopo una settimana non cerchi più: vai.
Il nome giusto: data davanti, poi cosa è
Un nome di file buono si legge senza aprirlo. La forma che regge meglio è questa:
anno-mese-giorno, cliente o progetto, cosa è, versione
Per esempio:
- 2026-09-14 Bottega Lumi logo v3.png
- 2026-10-02 Bottega Lumi preventivo sito.pdf
- 2026-10-20 Marco fattura 12.pdf
La data con l'anno davanti ha un vantaggio pratico: i file si mettono da soli in ordine cronologico, in qualunque programma. Con «14-09-2026» l'ordine alfabetico mescola i mesi.
Le versioni: v1, v2, v3 e mai «definitivo»
«Definitivo» è la parola che garantisce un «definitivo-2» entro una settimana. Usa un numero che sale: v1, v2, v3. Quando una versione parte verso il cliente, ne metti una copia in 04 Consegnati con la data di quel giorno, e in 03 Lavoro continui dalla successiva.
Così, quando il cliente chiede «quella di settembre», guardi i consegnati e la trovi per data, senza aprire niente.
Download e desktop sono di passaggio
Download e desktop non sono cartelle di lavoro, sono il tavolo d'ingresso. La regola che usiamo: una volta alla settimana si svuotano, spostando ogni file nella sua cartella o nel cestino. Ci vogliono dieci minuti il venerdì, e il lunedì il computer è pulito.
Vale lo stesso per gli allegati delle e-mail: un file importante non resta nella casella, va salvato nella cartella del progetto con il nome giusto il giorno in cui arriva.
Dove tenerli
Una cartella sincronizzata (iCloud Drive, Google Drive, Dropbox, OneDrive) ti fa ritrovare i file anche dal telefono e li tiene uguali su più computer. Ricorda però che la sincronizzazione non è un backup: un file cancellato per sbaglio sparisce ovunque. Per le copie vere c'è la regola 3-2-1 che abbiamo spiegato nell'articolo sul backup.
In Hustlo ogni progetto ha i suoi file, collegati a clienti, prodotti e attività, e si cercano dalla ricerca generale. Ma il sistema di nomi vale ovunque tu tenga i file: è quello che li rende ritrovabili.
Il primo passo è di cinque minuti: crea le cinque cartelle in un progetto e rinomina con la data i tre file che hai aperto più spesso questa settimana.
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